Een aanbesteder mag een gunning of reeds opgestarte aanbestedingsprocedure intrekken. Dat volgt uit het beginsel van contractvrijheid. Bij fundamentele gebreken in de aanbestedingsprocedure móet de aanbestedende dienst de procedure zelfs afbreken. Als een aanbesteder een gunning of procedure intrekt, moet hij dit besluit met relevante redenen onderbouwen en dit delen met de inschrijvers.
ProRail besluit aanbestedingsprocedure in te trekken
ProRail trok na gunning een aanbestedingsprocedure in voor werkzaamheden voor een toegankelijke instap in treinen vanaf perrons. Dit deed de organisatie naar aanleiding van een klacht van een verliezende inschrijver. ProRails eigen klachtenmeldpunt had de klacht gegrond verklaard. Onlangs verzocht de winnende inschrijver de kortgedingrechter Midden-Nederland te oordelen of dit intrekkingsbesluit rechtmatig was.
Onvoldoende motivatie van intrekkingsbesluit?
In zijn mededeling naar de inschrijvers had ProRail laten weten dat naar aanleiding van de klacht was ‘geconcludeerd dat de gehanteerde gunningssystematiek niet voldoende transparant en eenduidig is en dat er derhalve ernstige gebreken in de aanbestedingsprocedure zijn’. De winnende partij vond het intrekkingsbesluit onvoldoende gemotiveerd. Zij vroeg de rechter ProRail te verbieden dit besluit uit te voeren om daarmee intrekking van de aanbestedingsprocedure te voorkomen.
Ondoorzichtige en onduidelijke beoordeling
ProRail voerde aan dat zijn gunningssystematiek onvoldoende transparant was, omdat die maar één score toekende aan het kwalitatieve subgunningscriterium ‘meerwaardelijst’. ProRail had hier meerdere beoordelingsaspecten benoemd. Hierdoor zou het voor inschrijvers onduidelijk zijn wat van hen werd verwacht voor het behalen van een score ‘uitstekend’. Aan deze score was een aanzienlijke kwaliteitskorting verbonden van maximaal 40%. Daarnaast was volgens ProRail sprake van een risico op willekeur zonder nader beoordelingskader.
Rechter: voldoende transparant
De rechter benadrukte het belang van het transparantiebeginsel ter voorkoming van elk risico op favoritisme en willekeur. Toch ging hij niet mee in de stelling van ProRail. Het feit dat ProRail slechts één score toekende aan het kwalitatieve subgunningscriterium ‘meerwaardelijst’, terwijl het hier meerdere beoordelingsaspecten benoemde, maakte de gunningssystematiek niet ondoorzichtig. Volgens de rechter bood de waarderingsmatrix voldoende duidelijkheid over de vraag wanneer welke eindscore toegekend werd en had het beoordelingsteam voldoende objectieve aanknopingspunten om deze score vast te stellen.
Geen willekeur
Ook beaamde de rechter dat het binnen de gehanteerde gunningssystematiek mogelijk was dat inschrijvingen die in kwaliteit van elkaar verschilden toch een score ‘goed’ voor de ‘meerwaardelijst’ kregen. Daarnaast gaf de rechter aan dat deze systematiek concurrentie niet uitsloot, omdat er ook andere scores (uitstekend, matig of slecht) gegeven konden worden. Dat deze gunningssystematiek ertoe kon leiden dat relatief veel inschrijvingen de score ‘goed’ voor de meerwaardelijst scoorden met een fictieve kwaliteitskorting van 30% leidde ook niet tot willekeur. In een dergelijk geval was de inschrijfprijs doorslaggevend.
Om deze redenen mag ProRail geen uitvoering geven aan zijn intrekkingsbeslissing. Wel blijft de vrijheid om de procedure te staken behouden.
Gunningssystematiek en EMVI
Intrekking blijft een bevoegdheid van de aanbestedende dienst. Het is daarbij wel belangrijk duidelijk voor ogen te hebben wat voor type inschrijving qua kwaliteit en prijs gewenst is, zodat de gunningswijze hierop kan worden aangepast. Worden inschrijvingen verwacht die qua inhoud dicht bij elkaar liggen? Zorg dan voor een beoordelingswijze die ruimte laat voor differentiatie in de beoordeling voor de (sub)criteria of leg nadruk op andere elementen die voor verschillen in scores zorgen. Toets de gunningsmethodiek altijd met fictieve inschrijvingen en scores om zo te onderzoeken of de gunningswijze het gewenste resultaat oplevert. Door dit vooraf goed in te richten, voorkom je problemen op een later moment.
