In de gemeentelijke markt wordt voor ICT-overeenkomsten vaak de GIBIT aangehouden als inkoopvoorwaarden. De laatste versie uit 2016 is recent door VNG Realisatie geactualiseerd. De nieuwe GIBIT-2020 bevat veel wijzigingen, waardoor deze voor alle partijen eenvoudiger te gebruiken is. De drie belangrijkste aandachtspunten hebben we hieronder opgesomd.
Betere aansluiting op nieuwe soorten dienstverlening
De GIBIT-2016 is goed toepasbaar voor allerlei soorten ICT-overeenkomsten. Desondanks zijn bij het inkopen van standaardsoftware vaak de nodige wijzigingen op artikelen noodzakelijk omdat bij die soorten dienstverlening doorgaans sprake is van, bijvoorbeeld, minder uitgebreide acceptatieprocedures. Daarom is het fijn dat de opzet nu uitgaat van standaardprogrammatuur, maatwerkprogrammatuur en/of derdenprogrammatuur en dat dat in alle artikelen van de GIBIT-2020 is uitgewerkt.
Dit sluit ook aan op het inkopen van SAAS-diensten, waarvan we in de afgelopen vier jaar een flinke toename hebben gezien en waar soms knelpunten ontstaan tussen afhankelijkheid van derdenprogrammatuur en rechten van gemeenten.
Voor de inkoper een fijne wijziging, omdat hiermee wordt voorkomen dat talloze artikelen op voorhand gewijzigd moeten worden of dat er vele vragen moeten worden beantwoord in de nota’s van inlichtingen. Bijkomend voordeel is ook dat meer wordt aangesloten op de ARBIT, waardoor er meer uniformiteit ontstaat.
Fatale termijnen en acceptatie
Een wijziging zien we ook bij het hanteren van fatale termijnen. In de GIBIT-2016 waren alle tussentijdse termijnen standaard fataal. In de praktijk bleek dat niet altijd wenselijk, omdat een fatale termijn een gemeente de facto dwingt om het contract te ontbinden en dit vergaande gevolgen heeft. De vraag is of dat in verhouding staat tot het missen van zo’n – doorgaans tussentijdse – termijn.
De nieuwe GIBIT-2020 kent voor het niet behalen van de acceptatieprocedure door de leverancier een snellere afhandeling. Voortaan kan direct worden ontbonden, maar ook krijgen gemeenten een mogelijkheid om de leverancier nog een laatste kans te geven waarbij wanneer dit wederom niet wordt gehaald alsnog kan worden ontbonden. Een waardevolle toevoeging voor de contractmanager en hopelijk een goede incentive voor leveranciers om te voorkomen dat zij antecedenten krijgen voor wat betreft past performance.
Overigens is ook belangrijk om te weten dat gemeenten meer verantwoordelijkheid krijgen in diezelfde acceptatieprocedure. Wanneer een gebrek bijvoorbeeld eerst niet wordt opgemerkt, kan een leverancier daar in tweede instantie niet alsnog voor verantwoordelijk worden gehouden. Belangrijk dus om ook als opdrachtgever je werk zorgvuldig uit te voeren.
Betalen van de dienstverlening en continuering na uitgebruikname
Een derde grote verandering is de definitie van soorten vergoedingen. Waar voorheen een inhoudelijk precieze omschrijving aanwezig was, is dit nu losgelaten en wordt gesproken over eenmalige vergoedingen, periodieke vergoedingen en derdenprogrammatuur. Aan deze nieuwe definities hangen ook betaalmomenten vast in relatie tot bijvoorbeeld het moment van acceptatie.
Het moment van acceptatie is ook de start van het betalen van periodieke vergoedingen, uiteraard alleen over de delen die geaccepteerd zijn. Dit dwingt gemeenten om aan eigen zijde de acceptatie zodanig goed op te zetten dat na afloop dus van de dienstverlening gebruik kan worden gemaakt.
Als na de duur van de overeenkomst de dienstverlening bij een andere partij wordt ondergebracht maar de oude dienstverlening in afgeslankte vorm tijdelijk voortgezet moet worden, moet de leverancier hier voortaan aan meewerken en een passende vergoeding voor aanbieden. Om hier effectief gebruik van te maken is het voor de inkoper raadzaam hier eventueel op voorhand rekening mee te houden op het prijzenblad.
Ook veel andere kleine wijzigingen
Er zijn ook nog andere kleine wijzigingen. Zo moeten updates sneller worden geïnstalleerd bij een on-premise dienst. Als dat niet gebeurt kan de leverancier niet meer verantwoordelijk worden gehouden voor gebreken in de dienstverlening.
Ook de artikelen over maatwerk sluiten nu beter aan bij de gangbare praktijk van off-the-shelf producten eventueel in combinatie met SAAS-dienstverlening.
Interessant is ook nog het gewijzigde artikel 22.8. Daarin wordt terloops genoemd dat wanneer licentievoorwaarden overdracht naar bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling in de weg staan de leverancier hiervoor niet verantwoordelijk kan worden gehouden. Op zich terecht natuurlijk, maar door een uitspraak van het Hof van Justitie in 2012 zouden dergelijke licentievoorwaarden niet mogen worden gesteld.
Conclusie
In ieder geval is de GIBIT met de nieuwe versie weer geheel bij de tijd en past deze goed bij actuele trends in ICT-dienstverlening. Door tegelijk meer naar de ARBIT te bewegen en aan te sluiten op wet- en regelgeving is de GIBIT-2020 eenvoudiger toe te passen dan de vorige versie.
Dat de GIBIT-2020 ook meer verantwoordelijkheden schept voor opdrachtgevers betekent niet dat leveranciers in de nieuwe versie vrij spel hebben. Er is juist sprake van een goede balans tussen opdrachtgever en leverancier. Dat dit voor sommige marktpartijen nog niet ver genoeg gaat blijkt wel uit het feit dat in ieder geval één leverancier via haar gebruikersvereniging al een oplegnotitie heeft vrijgegeven waarin men opdrachtgevers aanspoort in het voordeel van de leverancier af te wijken van een flink aantal bepalingen in de nieuwe GIBIT.
Dat mag de pret overigens niet drukken, want al met al wordt het voor inkopers en contractmanagers eenvoudiger om een passende overeenkomst op te stellen en doelmatig in te kopen en te handhaven. Een mooie stap vooruit!
